Bon nombre de professionnels intègrent actuellement un logiciel agenda partagé au sein de leur structure afin d’optimiser la gestion de leurs ressources et leur planning quotidien. Cet outil permet entre autres de réduire le taux d’absentéisme des clients/patients grâce à une notification de rappel des RDV par SMS. Voici les points essentiels à connaître avant d’opter pour un tel système.
Comment fonctionne un rappel de rendez-vous par SMS ?
Tout dépend du type de logiciel planning en ligne avec SMS que vous utilisez, mais d’une manière générale l’envoi du rappel de rendez vous par SMS se fait automatiquement. Il existe toutefois 2 types de SMS :
La notification de rappel automatique
Votre agenda en ligne envoie automatiquement un SMS au client/patient concerné la veille ou quelques heures avant le rendez-vous. Vous n’aurez à rien faire, le système s’en occupe tout seul. Néanmoins, vous pouvez personnaliser le contenu de votre message ainsi que la date et l’heure d’envoi de celui-ci.
L’envoi de SMS ponctuels
Cette option est utile lorsque vous avez une urgence et ne serez pas en mesure d’assurer la rencontre. D’un simple clic, vous pouvez annuler ou reporter vos rendez-vous. Votre agenda en ligne avec SMS vous propose ainsi d’envoyer automatiquement un SMS à vos clients/patients pour les en informer. Ce modèle est aussi personnalisable à souhait.
Pourquoi utiliser un logiciel agenda partagé avec SMS ?
Selon des études récentes, 85 % des clients/patients, notamment des mobinautes, sont séduits par le SMS informatif. Plus de 4 personnes sur 5 acceptent et souhaitent recevoir des rappels de RDV par SMS. Compte tenu de ce chiffre prometteur, l’utilisation d’un logiciel agenda partagé avec SMS ne doit pas être négligée. Cet outil présente aussi d’autres avantages :
Une solution efficace et rapide
En seulement quelques clics, vous pouvez envoyer un message de rappel de RDV via le logiciel planning partagé avec SMS. C’est une solution pratique et efficace qui vous permet de gagner un temps précieux dans la gestion de vos RDV en ligne. De plus, l’envoi de la notification peut se faire à tout moment et n’importe où du moment que vous disposiez d’un support numérique connecté à Internet : PC, Mac, Smartphone ou tablette.
Un message personnalisable adapté à vos besoins
Le logiciel agenda partagé en ligne vous permet de personnaliser le contenu de votre message en fonction de vos besoins. Vous pouvez ainsi insérer des variables comme le nom et le prénom de votre destinataire. La date et l’heure sont également paramétrables selon vos disponibilités.
Une confirmation de RDV par SMS
Le logiciel planning partagé avec SMS offre la possibilité de confirmer un RDV par SMS. Il suffit d’insérer dans le contenu de votre message un petit texte de type « Confirmez votre RDV en répondant Oui au XXX numéro ». Vous recevrez ainsi la confirmation du RDV de votre client/patient directement au numéro que vous avez indiqué.
Autres fonctionnalités du logiciel agenda SMS
Le logiciel agenda SMS propose d’autres fonctionnalités comme la création d’un planning collaboratif. Celui-ci peut être consulté en temps réel par tous vos salariés, et à chaque modification, ils en seront informés. Par ailleurs, le logiciel agenda partagé vous permet de mener une campagne SMS gratuite pour fidéliser vos clients/patients actuels. Vous pouvez ainsi les informer d’une nouvelle offre, d’un nouveau produit ou d’un service.